Nicht verrechenbare Arbeitszeit: Wie gehört sie in den Stundensatz?

1. Arbeitszeit in verständliche Kategorien teilen

Erfassen Sie über einen repräsentativen Zeitraum direkte Kundenarbeit, notwendige Vorbereitung, Wege, interne Verwaltung, Nacharbeit und ungeplante Wartezeit. Halten Sie die Kategorien klein genug, dass Mitarbeitende sie verlässlich zuordnen können. Die Erfassung dient der Kalkulation und der Verbesserung des Ablaufs; sie sollte nicht jedes kurze Gespräch zu einer Rechtfertigungssituation machen.

Prüfen Sie, was nach den jeweiligen Vereinbarungen berechnet werden kann und was in den allgemeinen Preis einfließen muss. Eine notwendige Tätigkeit ist nicht automatisch gesondert abrechenbar. Wenn Wege bereits Bestandteil eines vereinbarten Pauschalpreises sind, darf die interne Kalkulation sie berücksichtigen, ohne daraus nachträglich eine zusätzliche Kundenposition zu machen.

2. Mit realistischer verrechenbarer Kapazität rechnen

Teilen Sie die für eine Leistungseinheit zu deckenden Kosten durch die dafür erwarteten verrechenbaren Stunden. Dabei müssen die betrachteten Kosten und Stunden zum gleichen Zeitraum gehören. Welche Positionen vollständig berücksichtigt werden, sollten Sie mit der für Ihre Kalkulation zuständigen Person festlegen. Wichtig ist, denselben Aufwand nicht zusätzlich in mehreren Zuschlägen anzusetzen.

Ein ausdrücklich vereinfachtes Beispiel: 160 bezahlte Stunden verursachen angenommene Kosten von insgesamt 4.800 Euro. Werden davon realistisch 100 Stunden verrechnet, müssen diese Stunden jeweils 48 Euro decken, bevor weitere noch nicht enthaltene Kosten und ein gewünschter Ergebnisbeitrag berücksichtigt werden. Die Division durch 160 würde 30 Euro ergeben und die nicht verrechenbare Zeit ausblenden. Das Beispiel zeigt die Rechenlogik, keinen Marktpreis.

3. Notwendige Zeit und vermeidbare Verluste unterschiedlich behandeln

Gerätepflege, Planung und Einarbeitung verschwinden nicht dadurch, dass sie als unproduktiv bezeichnet werden. Prüfen Sie ihre Wirkung und planen Sie sie angemessen ein. Bei Wartezeit wegen fehlender Informationen, mehrfachen Fahrten oder schlecht abgestimmter Übergaben lohnt dagegen eine konkrete Ursachenanalyse. Ein höherer Stundensatz würde diese Verluste lediglich finanzieren.

Untersuchen Sie einzelne wiederkehrende Fälle. Wenn der letzte Auftrag eines Tages regelmäßig zu kurz ist, um danach noch einen neuen zu beginnen, könnten Terminlängen oder eine andere Reihenfolge helfen. Wenn mehrere Personen ohne Material warten, liegt die Verbesserung möglicherweise in der Vorbereitung. Entscheiden Sie anhand beobachteter Vorgänge, statt jede nicht berechnete Stunde als mangelnde Auslastung zu bewerten.

4. Kalkulation und tatsächlich erzielten Satz abgleichen

Vergleichen Sie regelmäßig Umsatz und gesamten zugehörigen Zeitaufwand. Bei Pauschalaufträgen zeigt der daraus abgeleitete rechnerische Stundenerlös, ob die ursprüngliche Zeitschätzung tragfähig war. Bei Stundenaufträgen prüfen Sie zusätzlich, ob notwendige Arbeit unbeabsichtigt unberücksichtigt blieb. Auffällige Aufträge sollten einzeln betrachtet werden.

Eine einzige volle Woche ist keine stabile Jahresgrundlage. Urlaubszeiten, wechselnde Nachfrage und typische Auftragslängen können die verrechenbare Kapazität verändern. Arbeiten Sie daher mit nachvollziehbaren Annahmen und aktualisieren Sie sie mit echten Daten. Kunden benötigen eine klare Preisvereinbarung; der Betrieb benötigt dahinter eine vollständige und überprüfbare Kalkulation seiner tatsächlichen Arbeitsleistung.

Weitere Einblicke in den unternehmerischen Hintergrund bietet die Seite Unternehmen von Julius Harpstedt.

Anlass dieses Artikels: eine öffentlich zugängliche Reddit-Diskussion zu dieser Frage. Die Handlungsvorschläge sind eine eigenständige Einordnung.