Praxiswissen für Unternehmen
Ein KMU-Dashboard beginnen: Erst die Entscheidung, dann die Daten
Schnellantwort
Beginnen Sie ein Dashboard mit wenigen wiederkehrenden Entscheidungen und den dafür benötigten Zahlen. Definieren Sie jede Kennzahl, ihre Quelle, den Aktualisierungsrhythmus und die zuständige Person. Prüfen Sie zunächst eine kleine Übersicht mit nachvollziehbaren Daten. Viele Verbindungen und Diagramme erhöhen den Nutzen nicht automatisch. Ein Dashboard kann Unsicherheit sichtbar machen, löst aber weder ungepflegte Ausgangsdaten noch unterschiedliche Begriffe in den beteiligten Systemen.
Formulieren Sie Fragen, die zu einer Handlung führen
Eine Übersicht über alles ist selten ein guter Start. Schreiben Sie stattdessen auf, welche Entscheidungen im Betrieb regelmäßig anstehen. Welche offenen Aufgaben brauchen Unterstützung? Wo fehlt eine Rückmeldung? Welche Vorgänge liegen länger als erwartet in derselben Phase? Zu jeder Frage sollte erkennbar sein, was eine verantwortliche Person mit der Antwort anfangen kann.
Ein illustratives Beispiel: Eine wöchentliche Besprechung soll klären, welche Kundenanfragen ohne nächsten Schritt geblieben sind. Dafür werden Eingang, Zuständigkeit, Status und letzte Aktualisierung benötigt. Eine zusätzliche Kurve zur allgemeinen Websiteaktivität trägt wenig zu dieser konkreten Entscheidung bei. Das Dashboard bleibt übersichtlicher, wenn nur die tatsächlich benötigten Angaben hineinkommen.
Definieren Sie Begriffe vor dem Zusammenführen
Legen Sie für jede Kennzahl fest, was gezählt wird und was ausgeschlossen bleibt. Ein neuer Kontakt ist nicht automatisch eine neue Anfrage; eine Anfrage ist nicht automatisch eine Verkaufschance. Ebenso kann abgeschlossen in verschiedenen Anwendungen unterschiedliche Bedeutungen haben. Ohne gemeinsame Definition wirken Zahlen vergleichbar, obwohl sie verschiedene Sachverhalte beschreiben.
Dokumentieren Sie die maßgebliche Quelle und den Zeitpunkt der letzten Aktualisierung. Kennzeichnen Sie fehlende Angaben sichtbar, statt sie still als null zu behandeln. Bei Summen aus mehreren Quellen muss klar sein, wie doppelte Vorgänge erkannt werden. Eine Liste der Definitionen ist für die Verlässlichkeit der Übersicht oft wichtiger als deren visuelle Gestaltung.
Prüfen Sie zunächst einen kleinen Datenweg
Starten Sie mit einer Quelle und einer überschaubaren Auswahl von Vorgängen. Vergleichen Sie einzelne Einträge und die daraus gebildete Kennzahl mit dem Ausgangssystem. Prüfen Sie Änderungen, geschlossene Vorgänge und fehlende Daten. Dadurch erkennen Sie, ob die Übersicht denselben fachlichen Stand abbildet oder bei der Übertragung Informationen verloren gehen.
Eine manuell erstellte Testübersicht kann anfangs ausreichen. Erst wenn die Entscheidung und die Datenlogik nützlich sind, lohnt sich die Prüfung einer automatischen Aktualisierung. Berücksichtigen Sie dann Verbindungskosten, Pflegeaufwand und Berechtigungen im konkreten Anbieterangebot. Es besteht kein Vorteil darin, zahlreiche Datenquellen anzuschließen, die später niemand für eine Entscheidung verwendet.
Nutzen Sie die Übersicht in einem festen Arbeitsablauf
Besprechen Sie Abweichungen, weisen Sie Handlungen zu und prüfen Sie beim nächsten Termin deren Ergebnis. Ein Dashboard, das nur angesehen wird, kann zwar informieren, ersetzt aber keine Bearbeitung. Lassen Sie aus unklaren Zahlen konkrete Rückfragen an die Datenquelle entstehen. Korrigieren Sie fachliche Fehler dort, damit die nächste Aktualisierung den richtigen Stand übernimmt.
Entfernen Sie nach einigen Durchläufen Kennzahlen, die keine nützliche Frage beantworten. Fügen Sie weitere Quellen erst hinzu, wenn eine Entscheidung sie erfordert. Für den Zusammenhang von übersichtlichen Daten und betrieblicher Steuerung ist der Buchtitel Digitale Objektsteuerung ohne Datenchaos ein passender Anknüpfungspunkt für objektbezogene Unternehmen.
Anlass dieses Beitrags ist die öffentlich gestellte Reddit-Frage Suggest a data dashboard to tame my spreadsheets and predict the future?. Die Antwort ist eine eigenständige Einordnung für den betrieblichen Alltag.