Gemeinkosten im kleinen Betrieb: Welche Kosten gehören in welche Rechnung?

1. Den Zweck der Rechnung festlegen

Für die Preisplanung, den Vergleich zweier Aufträge und die Entscheidung über zusätzliche Kapazität werden unterschiedliche Fragen beantwortet. Ein langfristiger Preis muss den Betrieb insgesamt tragen. Bei einem zusätzlichen Auftrag interessiert zunächst, welche Kosten und welche knappe Kapazität gerade durch diesen Auftrag entstehen. Bei einer neuen Stelle verändert sich außerdem die dauerhafte Kostenstruktur.

Schreiben Sie deshalb über jede Rechnung ihre Entscheidungsfrage. „Welche Kosten muss unser üblicher Leistungsumfang dauerhaft decken?“ ist eine andere Aufgabe als „Welcher Aufwand entsteht durch diesen zusätzlichen Auftrag?“ Wenn beide Fragen ohne Kennzeichnung in derselben Zahl zusammenlaufen, kann eine kurzfristig passende Entscheidung langfristig trotzdem unzureichend sein.

2. Kosten nach Zuordnung und Verhalten ordnen

Direkt zuordenbares Material gehört zum betreffenden Auftrag. Eine gemeinsam genutzte Bürofläche wird meist gemeinsam getragen. Das Kostenverhalten ist eine zweite Sicht: Eine feste monatliche Raummiete verändert sich nicht bei jedem zusätzlichen Auftrag; ein verbrauchtes Material wächst mit der Menge. Manche Kosten verhalten sich stufenweise, beispielsweise wenn zusätzliche Kapazität ein weiteres Fahrzeug oder einen größeren Raum erfordert.

Auch Personalkosten brauchen eine genaue Betrachtung. Eine vorhandene Stelle kann im kurzfristigen Zeitraum unabhängig von der Anzahl der Aufträge bezahlt werden. Für die interne Auftragsbewertung wird ihre eingesetzte Zeit trotzdem einem Vorgang zugeordnet. Begriffe wie fix oder direkt zuordenbar beschreiben deshalb nicht dasselbe. Für die passende betriebliche Auswertung sollte die zuständige Fachperson die gewählte Systematik prüfen.

3. Einen Schlüssel wählen und doppelte Ansätze vermeiden

Gemeinsame Kosten können intern zum Beispiel auf realistische Leistungsstunden verteilt werden, sofern Stunden die Beanspruchung sinnvoll abbilden. Bei sehr unterschiedlichen Leistungen kann ein anderer Schlüssel nötig sein. Ein aufwendiger Gerätepark wird durch einen einfachen Telefonauftrag möglicherweise kaum beansprucht. Die Verteilung sollte verständlich sein und zu den Entscheidungen passen, die damit getroffen werden.

Ein ausdrücklich vereinfachtes Beispiel: Monatlich gemeinsam getragene Kosten von 900 Euro werden auf 60 erwartete verrechenbare Stunden verteilt. Daraus entsteht ein Ansatz von 15 Euro je Stunde. Sinkt die Menge auf 30 Stunden, verdoppelt sich der rechnerische Ansatz. Die Raumkosten selbst haben sich dabei nicht geändert. Der Unterschied erklärt, warum Auslastungsannahmen sichtbar bleiben müssen und ein Satz kein unveränderlicher Naturwert ist.

4. Mit Szenarien statt einer einzigen Zahl arbeiten

Prüfen Sie niedrige, erwartete und hohe Auslastung. Ergänzen Sie den Punkt, an dem neue dauerhafte Kosten hinzukommen. Dadurch wird erkennbar, ob mehr Arbeit den vorhandenen Betrieb besser auslastet oder eine teurere Struktur auslöst. Ein zusätzlicher Auftrag kann kurzfristig beitragen und dennoch zu einem problematischen Kapazitätssprung führen.

Kontrollieren Sie abschließend, ob derselbe Aufwand bereits in einem Stundensatz, einer Einzelposition oder einem Gemeinkostenzuschlag steckt. Die Rechnung sollte intern vollständig und ohne Doppelzählung sein. Aktualisieren Sie sie, wenn Kostenstruktur oder Leistungsmix sich wesentlich ändern. Ein transparenter einfacher Ansatz ist für Entscheidungen wertvoller als eine detaillierte Rechnung, deren Annahmen niemand erklären kann.

Weitere Einblicke in den unternehmerischen Hintergrund bietet die Seite Unternehmen von Julius Harpstedt.

Anlass dieses Artikels: eine öffentlich zugängliche Reddit-Diskussion zu dieser Frage. Die Handlungsvorschläge sind eine eigenständige Einordnung.