Praxiswissen für Unternehmen
Zu viele Business-Tools: Den Arbeitsablauf wieder vereinfachen
Schnellantwort
Vereinfachen Sie Ihre Werkzeuglandschaft anhand der Arbeitsabläufe. Erfassen Sie, wofür jedes Werkzeug gebraucht wird, welche Informationen dort gepflegt werden und wo Übergaben stattfinden. Beseitigen Sie zuerst doppelte Eingaben und unklare Ablageorte. Eine einzige große Anwendung ist nicht automatisch besser als mehrere klar abgegrenzte Werkzeuge. Entscheidend ist, dass das Team für jede Aufgabe und Datenart weiß, wo der aktuelle Stand liegt.
Erstellen Sie eine Übersicht der tatsächlichen Nutzung
Notieren Sie zu jedem Werkzeug seine Aufgabe, seine Nutzer und die darin gepflegten Daten. Prüfen Sie, welche Anwendung im Alltag wirklich genutzt wird und welche nur gelegentlich geöffnet wird. Eine zusätzliche Spalte beschreibt, was ohne dieses Werkzeug fehlen würde. So unterscheiden Sie eine notwendige Funktion von einer Gewohnheit oder einem nie vollständig eingeführten Versuch.
Betrachten Sie außerdem Konten, Vorlagen und Dateien, die außerhalb der offiziell vorgesehenen Anwendungen liegen. Eine private Aufgabenliste kann darauf hinweisen, dass das gemeinsame System im Alltag schwer zu bedienen ist. Das Problem verschwindet nicht, indem diese Liste lediglich verboten wird. Zunächst muss erkennbar sein, welche Anforderung der vorgesehene Ablauf bislang nicht erfüllt.
Verfolgen Sie einen Vorgang durch die Werkzeuge
Nehmen Sie eine typische Anfrage oder einen Auftrag und verfolgen Sie den Weg vom Eingang bis zum Abschluss. Notieren Sie jeden Wechsel, jede kopierte Information und jede Rückfrage. Dadurch werden die tatsächlichen Reibungspunkte sichtbar. Die bloße Anzahl der Anwendungen sagt wenig aus: Drei gut verbundene Werkzeuge können einfacher sein als eine große Anwendung mit zahlreichen manuellen Umwegen.
Ein illustratives Beispiel: Eine Anfrage kommt per E-Mail, wird in einer privaten Notiz gesammelt, in einer Tabelle ergänzt und später als Aufgabe angelegt. Derselbe Bearbeitungsstand wird dadurch an mehreren Stellen gepflegt. Eine gemeinsame Vorgangsliste kann diesen Weg vereinfachen, auch wenn E-Mail und Dokumentablage weiterhin eigenständige Werkzeuge bleiben.
Legen Sie maßgebliche Orte für Informationen fest
Bestimmen Sie, wo Kontakte, Aufgaben, Dokumente und Bearbeitungsstände geführt werden. Andere Anwendungen können darauf verweisen oder benötigte Angaben anzeigen. Vermeiden Sie jedoch zwei unabhängig veränderbare Versionen derselben Information. Bei notwendigen Verbindungen muss klar sein, in welche Richtung Änderungen übernommen werden und wie Fehler auffallen.
Prüfen Sie bei einer möglichen Zusammenlegung die konkreten Anforderungen: Bedienung, Berechtigungen, Datenexport und benötigte Verbindungen. Eine gemeinsame Oberfläche kann bequem sein, aber eine fehlende Kernfunktion kann neue Umwege erzeugen. Testen Sie die Entscheidung deshalb mit einem vollständigen Arbeitsvorgang. Anbieterbeschreibungen allein zeigen nicht, ob Ihr Team später weniger wechseln und kopieren muss.
Entfernen Sie ein Werkzeug erst nach einer geordneten Übergabe
Wenn ein Werkzeug entfallen soll, sichern Sie relevante Informationen, prüfen Sie Exporte und ersetzen Sie notwendige Verknüpfungen. Legen Sie einen Umstellungszeitpunkt fest und kennzeichnen Sie den bisherigen Bestand. Nutzer müssen wissen, wo laufende Vorgänge weitergeführt werden. Ein stiller Wechsel erzeugt häufig genau die zusätzlichen Rückfragen, die durch die Vereinfachung vermieden werden sollten.
Kontrollieren Sie nach der Änderung, ob doppelte Eingaben tatsächlich entfallen und Informationen auffindbar bleiben. Bewerten Sie die neue Arbeitsfolge gemeinsam mit den Nutzern. Die Unternehmensübersicht von Julius Harpstedt bietet einen weiteren Bezug zu betrieblichen Aufgaben; die passende Werkzeuglandschaft entsteht aus Ihrem konkreten Ablauf.
Anlass dieses Beitrags ist die öffentlich gestellte Reddit-Frage Anyone else getting tired of switching between so many business tools?. Die Antwort ist eine eigenständige Einordnung für den betrieblichen Alltag.