Eine übersichtliche Vertriebspipeline für ein kleines B2B-Team

Trennen Sie Kontakte von Verkaufschancen

Eine Firma kann mehrere Ansprechpartner und mehrere mögliche Aufträge haben. Legen Sie daher nicht für jeden Anruf einen neuen Pipelineeintrag an. Eine Verkaufschance beschreibt ein konkretes Anliegen, beispielsweise die Einführung einer bestimmten Dienstleistung. Die Gespräche gehören zu diesem Vorgang; die allgemeinen Kontaktdaten bleiben beim Unternehmen beziehungsweise der Person.

Ein illustratives Beispiel: Ein Bestandskunde interessiert sich für zwei voneinander unabhängige Projekte. Ein Projekt wird kurzfristig besprochen, das andere erst im kommenden Quartal. Werden beide in einer einzigen Zeile geführt, lässt sich weder der nächste Termin noch der Entscheidungsstand sauber abbilden. Zwei klar benannte Verkaufschancen verhindern dieses Durcheinander.

Definieren Sie die Übergänge mit Belegen

Eine mögliche Startstruktur lautet: Anfrage eingegangen, Bedarf geklärt, Angebot versendet, Entscheidung offen, gewonnen oder verloren. Passen Sie die Namen an Ihren tatsächlichen Ablauf an. Schreiben Sie für jede Phase einen Satz: Was muss vorliegen, damit der Vorgang hier stehen darf? Für Bedarf geklärt können etwa Leistungsumfang und gewünschter Termin erforderlich sein. Halten Sie außerdem den Beleg für einen Wechsel fest. Eine optimistische Einschätzung nach einem freundlichen Gespräch sollte nicht denselben Status erhalten wie ein tatsächlich bestätigter Auftrag.

Vermeiden Sie einen Sammelbereich namens Nachfassen, in dem alles hängen bleibt. Nachfassen ist eine Tätigkeit und kann in verschiedenen Phasen nötig sein. Ein Angebot wird durch einen Rückruf nicht zu einer neuen Art von Verkaufschance. Dokumentieren Sie stattdessen die Aufgabe beim bestehenden Vorgang. Dadurch bleibt die Pipeline fachlich verständlich.

Zeigen Sie im Alltag nur die nötigen Angaben

Für die tägliche Ansicht reichen häufig Vorgangsname, Unternehmen, Phase, Verantwortlicher, letzter relevanter Kontakt und nächste Aufgabe. Zusätzliche Werte sollten eine konkrete Entscheidung erleichtern. Ein erwarteter Abschlusszeitpunkt ist nur hilfreich, wenn er aus dem Gespräch ableitbar ist. Ein beliebig gesetztes Datum erzeugt später eine Übersicht, deren Verlässlichkeit niemand einschätzen kann.

Prüfen Sie die Pflege am Mobiltelefon und bei einer Vertretung. Kann jemand nach einem Gespräch eine kurze Notiz erfassen, ohne erst zahlreiche Pflichtfelder zu bearbeiten? Kann die zweite Person erkennen, was zugesagt wurde? Eine schnelle Suche und verständliche Notizen sind für ein Zweierteam oft wichtiger als ein umfangreicher Berichtsbaukasten.

Besprechen Sie Stillstand statt jede Zeile vorzulesen

Nutzen Sie einen kurzen gemeinsamen Termin für Vorgänge ohne nächsten Schritt, überfällige Aufgaben und ungeklärte Entscheidungen. Prüfen Sie, ob ein Vorgang weiter aktiv bearbeitet wird, bewusst pausiert oder geschlossen werden sollte. Ein Interessent ohne aktuellen Bedarf gehört nicht dauerhaft in dieselbe Arbeitsliste wie eine konkret angefragte Leistung.

Bei wenigen Verkaufschancen kann eine geordnete Tabelle weiterhin ausreichen. Ein anderes System wird sinnvoll, wenn Verlauf, Zuständigkeit und Erinnerungen darin nicht mehr zuverlässig zusammenbleiben. Wie Vertriebsorganisation mit weiteren betrieblichen Aufgaben zusammenhängt, lässt sich im Kontext der Unternehmen von Julius Harpstedt weiter einordnen.

Anlass dieses Beitrags ist die öffentlich gestellte Reddit-Frage Looking for the best simple CRM for small business instead of using Google Sheets. Die Antwort ist eine eigenständige Einordnung für den betrieblichen Alltag.